#7 Comment bien utiliser les lois universelles de la gestion du temps

Quand on vous débarque comme team leader ou manager et que votre fonction précédente était d’être un expert dans votre domaine, vous devez penser comme moi ?  

 

Yes , je vais tout changer, j’ai plein d’idées …. 

Ou 

Heu , ok moi je ne change rien, je reste un expert et j’ai en plus le droit de signer les feuilles de congés.

 

Je pense que vous le savez déjà, que vous fassiez une chose ou l’autre, vous êtes mal parti.

C’est un peu comme ci on vous demandait de faire Lille la côte d’Azur en voiture de course. 

Dans le premier cas, vous allez foncer et si vous ne maîtrisez pas tous les éléments comme la route, les limitations de vitesse, les autres conducteurs , vous allez très certainement vous planter.

Dans l’autre cas , vous restez pèpere, genre balade du dimanche , mais vous ne connaissez pas la voiture et vous risquez de la casser, car une voiture comme cela, demande du touché, de la précision. 

 

Bref, dans un cas comme dans l’autre, vous n’arriverez certainement pas dans les meilleures conditions.

Nous avons déjà vu que nous devions apprendre à nous connaître et que nous devions changer pour être bienveillant avec nos collaborateurs.

Nous allons maintenant apprendre à gérer nos idées, nos rêves et heureusement pour nous certaines personnes ont pu créer des règles , des lois.  Un genre de code de la route pour être en accord avec notre histoire. Voici comment bien utiliser les lois de la gestion du temps.

 

Nous avons de la chance, si nous ne savons pas par où commencer, il y a des règles pratiques pour nous aider à rester dans le droit chemin.

Ces règles font généralement appel à notre bon sens. C’est souvent très logique et un peu de théorie ne fait pas de tort.

Je ne vais pas citer toutes les lois, simplement parce que je ne les connais certainement pas toutes et qu’en plus, je n’ai repris que celles qui me semblent les plus intéressantes. 

 

20% des efforts donnent 80% des résultats.

 

Mise en application : Dans un projet , nous pouvons analyser que les efforts fournis au début amènent à une bonne réalisation.  Nous allons perdre beaucoup de temps à résoudre les petits problèmes qui viendraient se poser à la fin du projet.  

 

Lorsque je dois faire une action qui pourra être répétée ensuite par mes collègues, je fais une documentation ou une procédure.  Cette action ne me prend que 20% du temps supplémentaire car je ne fais que des impressions d’écran que je mets dans un fichier Word. Lorsque cette documentation est terminée, si une personne doit de nouveau faire l’action, elle va gagner 80% du temps car elle n’aura qu’à suivre les instructions.  J’utilise aussi une matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser les priorités.  Je classe aussi mes mails. (Voir Article comment devenir un manager organisé)

 

 

Le travail s’étale de façon à occuper tout le temps.

 

Si vous avez des objectifs bien définis, essayez de donner un délai à la réalisation de ces objectifs. Soyez le plus précis possible. Basez- vous sur votre expérience pour commencer, puis affinez au fur et à mesure.  Il est évident que vous pouvez toujours améliorer votre boulot pour être parfait mais vous n’êtes plus en mode 20/80 (voir Pareto). 

 

Lorsque vous recevez vos objectifs, de début d’année, vous en prenez un et vous le décomposez en plus petites tâches .  Soit vous faites cette tâche vous même, soit vous la faites faire par un membre de votre équipe qui sera plus efficace que vous pour la réaliser.

 

Une seule tâche à la fois tu feras

 

Attention , si vous avez bien suivi la loi de Parkinson, vous avez des tâches bien définies.  Vous pouvez regrouper les tâches qui sont similaires afin d’être plus efficace. La durée d’un tâche ne doit pas dépasser 90 min. Evidemment , si la tâche prend moins de 2 minutes, faites la de suite.

 

J’ai décomposé mes tâches , en sous tâches (c’est plus facile pour moi car j’ai coché dans ma to do list que la sous tâche est terminée).  Je donne 20 à 25 min par sous tâches ou par ensemble de sous-taches pour réaliser la tâche principale en max 90 min.  Pourquoi je fais cela ?

Je sais que je ne pourrais par passer 90 min sans être dérangé donc je m’autorise à répondre à un mail ou au téléphone toutes les 20 à 25 min.  Quand je commence je mets une minuterie et , j’essaye de terminer la tâche en 25 min max.

 

Si cela doit se planter, ça le fera 🙂

 

Je sais qu’il faut avoir une pensée positive, et se dire que cela va fonctionner comme il faut, mais dans un projet, surtout de grande envergure, il est toujours bien malin de prévoir ou d’anticiper les problèmes.

 

Si vous pensez que dans un certain cas , un problème peu survenir, alors il arrivera.  Si vous connaissez le temps qu’il faut pour résoudre ce problème, c’est génial, sinon imaginez le !

Dans le cadre d’un projet, j’aime prendre une marge de sécurité .  Je prends entre 10 et 20% de marge. (Ok ce n’est pas ce que prendrait un chef de projet qui gère les risques mais pour notre cas c’est bien).  Découpez votre objectif en plus petites tâches (cfr la loi de Carlson) Vous verrez que pour une tâche à laquelle vous pensiez octroyer 25 min et bien vous pouvez lui ajouter 6 min .  Un coup de téléphone, une personne qui vient dans votre bureau, un besoin urgent.

 

 

Il faut alterner pause et travail.

 

Il faut être sociable (surtout si vous êtes un “S” ou un “I” (modèle DISC) , vous devez prendre une pause.  

 

Vous arrivez à bosser 90 minutes sans interruptions, c’est génial , mais arrêtez-vous et faites une pause.  C’est parfois intéressant d’aller prendre un café avec des collègues.  Il arrive que c’est en face de la machine à café , que l’on trouve des solutions.  Il y plus dans deux têtes que dans une.

 

 

A ton bio-rythme , tu t’adapteras

 

Il faut bosser selon son rythme chrono-biologique.

 

Je suis un “OURS”, je ne vais pas commencer très tôt le matin, à faire des tâches difficiles.  J’ai besoin de temps pour que mon cerveau soit au top. C’est ainsi !  Vous avez peut-être des collègues, qui vous interpellent , à peine assis à votre place.  Je détestais cela , jusqu’à ce que je comprenne pourquoi.  LES “LIONS” font cela , ils sont chauds dès le matin, ils sont au taquet.  Moi j’ai besoin de plus de temps mais même si il est 18h00 , je suis toujours en pleine forme jusque 23h00 alors que la plupart du temps, les “LIONS” sont HS à 21h00. C’est important de comprendre cela pour bien comprendre l’autre. N’oubliez pas, nous sommes tous différents.

 

 

De l’intérêt pour ton travail, tu auras

 

Vous savez parfois 90 min ne valent pas 90 min (Ok, je sais cela ressemble à du Jean-Claude Van Damme.) 

 

Vous avez parfois le sentiment qu’une réunion n’en finit pas , ou que vous attendez depuis longtemps dans une file.  L’ennui peut aussi arriver par manque de plaisir .  On peut s’ennuyer en n’ayant rien à faire, ou trouver le travail ennuyant car on ne peut ou on ne sait rien faire d’autre.  Attention , au burn-out.  Il est donc intéressant d’alterner en tâches  plus complexes et ennuyeuses et celle qui sont plaisantes.

 

 

Commencez par la difficulté.

 

Ok, je ne suis pas d’accord avec cela enfin au premier sens de la phrase.  Lorsque, je suis en forme (vers 10:00) je fais une tâche difficile.  Il est important de penser à son Bio-rythme. 

 

Le matin, je fais des tâches qui ne demandent pas beaucoup de réflexion.  Je fais des choses simples et qui me permettent de mettre mon esprit en éveil. Vers 9h30 -10h00 , je commence par une tâche plus difficile et plus complexe. (Attention, je suis OURS et pas LION)

 

Tes victoires, tu célébreras

 

Il est important de fêter les réussites .  Félicitez-vous et surtout votre équipe et vos collaborateurs.  Faites des team building.  Apprenez à vous connaître c’est très important.

 

A chaque fin de gros projet, sortez les chips, le champagne ou mousseux  (toujours avec modération et uniquement si votre entreprise l’autorise) et profitez de la vie.  Faites plaisir autour de vous et ne parlez pas boulot. Lâchez la pression.  Invitez vos collaborateurs à venir prendre un verre. Tous ne viendront pas (les “C” c’est pas leur truc. Les “D” uniquement si on parle boulot. Les “I”, ils voudront organiser à votre place car ils connaissent un super Bar à la mode. Les “S” , ils diront “Ok c’est cool et qui sera présent ?)  

 

J’essaie d’appliquez ses lois, même si ce n’est pas toujours simple de mettre cela en place.  La plupart du temps , c’est du bon sens et avec un peu d’entrainement cela sera pour vous une évidence.