1. On n’est pas organisé, on le devient
D’abord, je voulais juste dire que je suis fier de mon jeu de mots (voir le titre)
Je suis l’exemple parfait de la personne la plus désorganisée du monde. Je perds beaucoup de temps, je ne suis pas très efficace, j’ai l’impression de tourner en rond. Quand je dois faire des actions qui demandent beaucoup de raisonnement logique, mathématique ou des recherches pour résoudre des problèmes, cela ne fonctionne pas toujours comme j’en ai envie. Je me suis longtemps posé cette question . Pourquoi ?
J’ai un esprit logique et pour moi, il y a une raison à toute chose ou tout acte que l’on pose, qu’elle soit consciente ou inconsciente (Ou parfois je parle bien 🙂 ). J’ai donc décidé d’analyser de manière factuelle chaque action de la journée et devenir un manager organisé
Le Matin
Je me lève tôt le matin , à 4h45 (Je pousse 3 fois sur Snooze) ,
je me lave,
je cherche mes vêtements (dans le noir ou à la lumière de ma lampe de poche).
je m’habille (zut c’est un pull bleu marine et pas un noir 😞 )
Je vais préparer mon repas de midi et mon petit-déjeuner.
Je bois un jus d’orange puis un café .
Je me brosse les dents ( ah oui petite précision, si vous vous lavez les dents avant de prendre le jus d’orange, non seulement c’est idiot car inutile et le dentifrice donne un gout épouvantable au jus de fruit )
Je pars travailler.
Au boulot
J’allume mon ordinateur,
Je prends un café pendant le temps d’allumage
Je regarde mes mails, (mince je ne sais plus où j’en étais par rapport à hier )ben oui quand on à 786 mails c’est pas facile de s’y retrouver
Et la je commence à lire les mails et ………..
STOP
Il faut arrêter cela de suite .
Je ne suis pas efficace je perds mon temps (c’est ce que mon épouse me dit toujours 🙂 )
J’ai découvert quelque chose qui a changé ma vie enfin plutôt l’organisation de ma vie.
2. A chacun son rythme : La chronobiologie
J’ai découvert la chronobiologie. Qu’est-ce que c’est que ça ? Et bien c’est l’étude des rythmes biologiques. Ok vous allez me dire (Humm , c’est ça , encore un truc de gourou , où il faut respirer de l’essence d’huile de castor et boire du lait lama nain, fermenté). Non, voyons soyons sérieux , c’est scientifique ! D’ailleurs , trois généticiens américains se sont vu décerner un prix Nobel en 2017 (rien que ça) pour leurs travaux “Découverte des mécanismes moléculaires contrôlant les rythmes circadiens” https://www.nobelprize.org/list-of-2017-nobel-laureates/
Rythme circadien ou horloge biologique
Qu’est ce qu’un rythme circadien (Ne pas confondre avec les Acadiens chanté par Michel Fugain)
J’ai cherché une définition simple que je vous donne ici : Le rythme circadien est défini par l’alternance entre la veille (période pendant laquelle on est éveillé) et le sommeil (période pendant laquelle on dort), sa durée est d’environ 24h. Ce rythme est très stable pendant la vie de l’individu. Nous l’appelons aussi l’horloge biologique
Alors vous allez me dire, ou est donc l’innovation ? Je ne vois pas ce qui est différent d’une journée normale ! Et bien sachez que si la durée est la même pour tous, les périodes peuvent être décalées.
En effet, vous avez certainement des amis qui sont insomniaques, ou qui sont plutôt couche tard et d’autres lève tôt et sachez que cela est inscrit en nous et que cela fait partie de nous et de notre rythme de vie.
Je suis tombé sur le livre “The Power of When” par le Dr Michael Breus
Dans ce livre, le Dr Breus défini 4 rythmes biologiques. Il leur donne des noms de mammifères.
Les Dauphins : Représente les personnes à faible besoin de sommeil ou au sommeil léger.
Les Lions : Il correspond aux individus matinaux et qui ont un besoin de sommeil moyen
Les Ours : Ils aiment les relations sociales et le divertissements. Ils ont un fort besoin de sommeil
Les Loups : Ils sont introvertis, créatifs, artistes. Ils ont un besoin de sommeil moyen.
Vous aussi, faites le test de votre chronobiologie.
Je vous donne ici un lien pour faire le test
Moi, je veux être un lion !
Vous avez certainement entendu parler du livre “the Miracle Morning” Le Best seller de Hal Elrod.
Ce livre vous décrit la méthode utilisée par les grands leaders et capitaines d’entreprises pour être efficaces et organisés
Un des principes repose sur le fait, qu’il est important de se coucher de bonne heure et de se lever à l’aube.
C’est en effet, un principe excellent mais si vous êtes Lion, car si vous êtes Loup cela va marcher beaucoup moins bien.
Beaucoup de grands leaders et chefs d’entreprises sont Lions. Ceci expliquerait donc cela.
Je suis Ours mais je me soigne.
Je suis en effet un Ours comme la majorité des personnes (50%) (Non, même si j’ai 10 kgs de trop, je ne suis pas aussi gros qu’un ours) .
Je suis à la limite entre le Lion et L’ours mais je suis Ours. Mon épouse est limite entre Lion et Ours mais après un test de validation, elle est Lion.
Pour les enfants c’est différent, ils passent par les différents stades
- Bébé, ils sont Lions
- Enfant, ils sont Ours
- Adolescent, ils deviennent Loups
et après, vers l’age de 20 ans, leur rythme biologique sera fixé.
3. La Chronobiologie au service de son organisation
Dans la chronobiologie, le Dr Breus, définit des périodes de temps plus propices à certaines actions, comme manger, travailler, dormir, apprendre …
J’ai compris pourquoi, il m’est difficile de faire une tâche qui demande beaucoup d’énergie ou de réflexion lorsqu’il est trop tôt pour moi.
Mon épouse par contre ne rencontre aucun problème à faire cela même à 5h du matin. D’ailleurs, elle fait la méthode “The miracle Morning” sans problème.
Attention cela ne veut pas dire que je ne peux pas me lever à 5h du matin, mais elle sera plus vite en forme et plus efficace que moi.
Je trouve ce livre “The Power of When” très intéressant et je vous ferai un résumé dans un prochain article.
Revenons à la méthode. J’ai décidé de la revoir car je sais qu’avant 8h30 du matin, je ne suis pas très efficace pour ce genre de tâche ce n’est pas la meilleure heure pour moi.
Voici les changements que j’ai apporté pour être plus en rapport avec ma chronobiologie.
Le soir( et non plus le matin)
je prépare mes vêtements pour le lendemain (enfin c’est l’astuce de mon épouse et c’est elle qui les prépare 🙂 ), je suis ainsi certain de la bonne association des couleurs.
Je prépare mon repas la veille dans des boîtes étanches. Je dispose sur la table de la cuisine, à vue, tout ce que je dois emporter le lendemain.
(Résulat : gain de temps le matin 20 min , je peux dormir plus tard et ainsi ne plus pousser sur Snooze)
Les gestion des e-Mails
J’ai la fâcheuse tendance à procrastiner un peu trop car lorsque j’ouvre ma boite mail, j’ai tellement de courrier non lu, qu’ils me polluent le visuel.
Action : Créer un répertoire dans ma boite de mails et y archiver tous mes anciens mails sauf ceux des 2 dernières semaines.
Je me focalise sur les mails restants d’il y a 2 semaines .
Action : Créer un mail unique qui va reprendre les informations importantes des mails d’il y a 2 semaines. Je note le jour de la semaine, les noms en source et destination et la raison. Je ne note que les informations importantes. Je souligne en orange, si j’attends une réponse et en vert les actions que mon équipe doit prendre.
ex de résumé ->
Mail 28/01
Francois B.-> Finance
Document en attente pour l’achat de nouveau matériel. (le matériel me concerne mais je n’ai pas d’action à prendre)
Finance -> Francois B.
Nous sommes en attente de la signature pour valider le budget.
Dept. Informatique -> Service Achat
Pouvez-vous nous fournir des cartes de visite ?
Service Achat -> Dept Informatique
Nous attendons votre confirmation sur la quantité à commander
Mail 29/01
Finance -> Francois B.
Les Budget sont validés
Francois B. -> Dept Informatique
Nous avons commandé le matériel, nous vous préviendrons quand il sera disponible.
Voilà, je nomme ce mail dans le sujet : “Résumé semaine 28/01 au 01/02” et je me l’envoie
Je fais de même pour la dernière semaine.
Je vais garder dans ma boite aux lettres électronique, les 4 dernières compilations des 4 semaines précédentes.
Pour résumé, en 4 mails j’ai la synthèse d’un mois de mails 🙂
Un fois le travail effectué, je ne vais consulter mes mails que 4 fois par jour . Comme je suis Ours , c’est mieux pour mois de les gérer de 10h à 14h.
Comme, je commence tôt au boulot, dès 7h je vais avancer ma lecture de mails à 8h30 – 10h00 – 11h30 – 14h00
Evidemment, je vais devoir traiter les tâches de ces mails mais cela sera pour un autre article.
(Résultat: une mailbox presque propre et un traitement des mails plus rapide et efficace)
La gestions des appels téléphoniques
Vous recevez aussi, certainement, des appels téléphoniques. Si les personnes vous téléphonent, c’est qu’il attendent une réponse plus rapide à votre question que par mail. On dit souvent que si la requête ne dure pas plus de 2 min, vous pouvez la faire de suite.
Je suis assez d’accord avec cela , sauf si vous avez des appels en continu là, cela va carrément vous désorganiser.
Je propose la technique suivante
Ouvrez le bloc note de votre PC ou votre Mac (Oui il faut un bloc note électronique pour faire copier – coller )
J’encode le premier appel directement dans le bloc note
Les autres appels seront encodés à la suite
Si je commence à avoir aussi beaucoup d’appels pour une intervention de 2 min, je les encode aussi dedans.
Voici un exemple
Surligné en jaune, ce sont des actions qui prennent moins de 2 minutes mais si j’en ai trop, je vais perdre ma concentration et donc je les note aussi.
Je peux les faire précéder d’un préfixe ex “-” comme cela dès que je fini ma tâche en cours, je sais que je peux commencer par celle-là.
Quand les actions sont terminées, je les fais précéder d’un sigle * .
Fin de la journée je fais copier coller du résultat et je me l’envoi par mail .
Je ne gère là-dedans que les actions relativement courtes de max 30min par action.
Si je vois que je dépasse, je planifie cela comme une tâche.
(Résultat: Je sais ce que j’ai fais la veille et ce qu’il me reste le lendemain.)
Pourquoi je vous parle de cela, de la manière dont je prépare mes affaires le matin, de ma gestion des mails, des appels téléphoniques etc ..
C’est parce que je suis un Ours (en chronobiologie) et que pour moi faire les actions le matin c’est difficile, j’oublie , je fais des erreurs , je perds du temps pour me préparer et lire mes mails me décourage tellement … Avant de faire une gestion FIFO (first in – first out) des appels je m’arrêtais puis je parlais aux gens (ben je suis sociable, je suis un Ours) et puis je ne savais plus ou j’en étais . Quel galère . Alors si comme moi, vous êtes un ours (comme 50% des gens) essayez cette méthode et dites moi si elle aussi bénéfique qu’elle l’est pour moi .
Alors , managez bienveillant.
Philippe.
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